Nếu bạn đang sử dụng dịch vụ gói G Suite của Google thì chắc hẳn đã quen thuộc với ứng dụng Google Drive. Nó giúp bạn lưu trữ dữ liệu một cách an toàn với dung lượng lưu trữ lên đến 30 GB. Và chia sẻ dữ liệu với các thành viên trong miền một cách an toàn và nhanh chóng. Tuy nhiên với tổ chức với quy mô lớn, có nhiều bộ phận, nhiều nhóm khác nhau thì việc sử dụng Drive cá nhân để chia sẻ đôi lúc sẽ không còn thuận tiện. Vì vậy sử dụng Shared Drive để chia sẻ nội dung chỉ trong nhóm để những người có liên quan đến dữ liệu. Việc sử dụng Shared Drive có những lợi ích gì và khác với My Drive như thế nào thì bài viết sau đây sẽ trình bày chi tiết về chúng giúp bạn hiểu rõ hơn về 2 ứng dụng này.

Drive của tôi tùy vào phiên bản mà bạn sẽ sở hữu dung lượng lưu trữ 30GB hoặc lưu trữ vô hạn. Có thể chia sẻ với mọi người trong tổ chức về tài liệu mà bạn tạo nên, chỉnh sửa cùng nhau trong thời gian thực.

Shared Drive là một không gian chung giữa các nhóm, là nơi mà các nhóm có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập các tệp của họ bất cứ đâu, từ bất kỳ thiết bị nào. Không giống như các tệp trong My Drive, các tệp trong Shared Drive thuộc về nhóm thay vì chỉ một cá nhân. Ngay cả khi các thành viên rời đi, các tệp vẫn được giữ chính xác vị trí của họ để nhóm của bạn có thể tiếp tục chia sẻ thông tin và hoàn thành công việc. Thành viên trong nhóm có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập các tệp của họ ở bất cứ đâu, từ bất kỳ thiết bị nào. Với việc đồng bộ hóa được các thiết bị , việc truy cập các tệp sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Lưu ý là Shared Drive chỉ sử dụng được từ phiên bản G Suite Business trở lên.

Sử dụng Shared Drive giúp cho việc cộng tác nhóm với nhau một cách hiệu quả hơn. Và nên sử dụng Shared Drive khi:

• Các tệp cùng mối quan tâm hầu hết hoặc tất cả các thành viên của một nhóm dự án cụ thể.
• Các tập tin chia sẻ cùng một chủ đề nhất quán với nhau.

Với My Drive thì các dữ liệu được lưu sẽ có các dạng như sau:

• File ở chế độ riêng tư: Chỉ có mình bạn xem và chỉnh sửa
• File chia sẻ cho 1 hoặc một vài người khác có quyền chỉnh sửa
• File chia sẻ ở chế độ công khai, tất cả đều xem được và không trao quyền chỉnh sửa.
• Các file bạn được người khác chia sẻ: Bao gồm các file mà bạn có thể chỉnh sửa và không thể chỉnh sửa.

Đối với Shared Drive, các file này thì admin có thể chỉnh sửa quyền hạn cho từng thành viên như sau:

• Có thể xem tập tin và thư mục
• Có thể nhận xét về các tập tin
• Có thể chỉnh sửa tập tin
• Có thể tạo và thêm tập tin, có thể tạo thư mục
• Có thể thêm người vào các tệp cụ thể
• Có thể khôi phục các tệp từ các thùng rác (tối đa 30 ngày)
• Có thể di chuyển tệp từ ổ đĩa My Drive sang Shared Drive
• Có thể di chuyển tệp và thư mục vào thùng rác
• Có thể di chuyển tệp và thư mục trong Shared Drive
• Có thể thêm hoặc xóa thành viên của Shared Drive
• Có thể thay đổi cấp độ truy cập của thành viên
• Có thể xóa vĩnh viễn các tệp trong thùng rác

My Drive và Shared Drive có sự khác nhau như thế nào? Bạn hãy xem qua bảng phân tích dưới đây để biết chi tiết rõ hơn

Bảng Phân tích

	My Drive	Shared Drive
Ai có thể thêm tập tin ?	Người sở hữu My Drive	Bất kỳ thành viên nào có quyền truy cập cộng tác
Có thể thêm loại tập tin nào ?	Tất cả các loại tập tin	Tất cả các loại tệp, trừ Google Maps
Ai sở hữu tập tin và thư mục ?	Các cá nhân đã tạo tập tin hoặc thư mục	Mọi người trong nhóm
Di chuyển các tập tin và thư mục	Có thể di chuyển các tệp và thư mục xung quanh trong My Drive	Nếu bạn có quyền truy cập của cộng tác viên hoặc cao hơn, bạn có thể di chuyển các tệp từ My Drive sang Shared Drive Nếu bạn có quyền truy cập trình quản lý nội dung hoặc cao hơn, bạn có thể di chuyển các tệp và thư mục trong Shared Drive Nếu bạn có quyền truy cập trình quản lý, bạn có thể di chuyển các tệp ra khỏi My Drive hoặc giữa các Shared Drive.
Đồng bộ hóa các tập tin với máy tính	Sử dụng Drive File Stream hoặc sao lưu và đồng bộ hóa	Phụ thuộc vào giải pháp đồng bộ hóa mà bạn đang sử dụng Luống tệp Drive: Có Sao lưu và đồng bộ hóa: Không
Chia sẻ làm việc	Những người dùng khác nhau có thể thấy các tệp khác nhau trong một thư mục, tùy thuộc vào quyền truy cập của họ vào các tệp riêng lẻ.	Tất cả các thành viên của Shared xem tất cả các tệp.
Thời gian xóa các tệp trong thùng rác	Các tệp hoặc thư mục trong Thùng rác vẫn ở đó cho đến khi người dùng chọn Xóa vĩnh viễn Nếu bạn xóa một tập tin mà bạn được người khác chia sẻ, những người dùng khác vẫn có thể truy cập cho đến khi chủ sở hữu tài liệu xóa nó đi	Mỗi Shared có thùng rác riêng Thành viên có quyền truy cập Trình quản lý nội dung trở lên có thể di chuyển tệp vào thùng rác Các tệp và thư mục trong thùng rác sẽ bị xóa vĩnh viễn sau 30 ngày Thành viên có quyền truy cập Manager có thể xóa vĩnh viễn các tệp trước 30 ngày.
Khôi phục tập tin	Bạn sẽ khôi phục được khi bận là người sở hữu của tệp.	Nếu bạn có quyền truy cập của người đóng góp bạn sẽ khôi phục được.

 

Trên đây là phân tích về sự khác nhau của My Drive và Shared Drive. Hy vọng qua bài viết này giúp bạn hiểu rõ hơn về nó để sử dụng một cách hiệu quả hơn.