Giới thiệu

Được thành lập vào năm 1985, Ewha Hospital là một viện y tế với chuyên môn về sản phụ khoa. Đặt tại thành phố Cheonan City, Hàn Quốc, bệnh viện có một lực lượng lao động khoảng 130 nhân viên, bao gồm 120 bác sĩ và y tá và 10 nhân viên hỗ trợ quản lý.

Thách thức

Trước khi thực thi Google Apps, Ewha Hospital sử dụng dịch vụ của một công ty địa phương để lưu trữ trang web và máy chủ email của họ. Thật không may, máy chủ này rất mất ổn định và email của họ thường xuyên bị gián đoạn. Vì vậy nhân viên đã phải trao đổi thông tin bằng các tài khoản email cá nhân của họ thông qua các dịch vụ email thương mại như Daum và Naver. Cách này rất lộn xộn vì nhân viên giao tiếp từ nhiều địa chỉ email khác nhau, và không phản ánh tốt hình ảnh của Ewha Hospital như một viện y tế chuyên nghiệp.

"Chúng tôi thực sự hài lòng với khả năng trao đổi thông tin rõ ràng hơn giữa các nhân viên của mình nhờ sự giúp đỡ của Google Apps. Chúng tôi hy vọng sẽ tiếp tục mở rộng việc sử dụng Google Apps, chẳng hạn như tiến hành các khảo sát về sự hài lòng của bệnh nhân bằng cách sử dụng Google Forms. Mục tiêu của chúng tôi là liên tục cải tiến năng lực quản lý bệnh viện toàn diện để phục vụ tốt hơn các bệnh nhân của mình, và Google Apps đang giúp chúng tôi theo đúng lộ trình trở thành một viện y tế đẳng cấp thế giới. Chúng tôi đang rất phấn khích để được thấy thêm nhiều lợi ích sẽ thu được trong quá trình sử dụng Google Apps." - Ông DK Han, trưởng nhóm hỗ trợ quản lý của Ewha Hospital

Giải pháp

Nhằm khắc phục hiện trạng này và cùng với sự khuyến cáo của ông DK Han, trưởng nhóm hỗ trợ quản lý tại Ewha Hospital, người đã có kinh nghiệm sử dụng Google Apps, viện đã quyết định chuyển sang dùng Google Apps. Sự chuyển đổi đã được thực hiện thành công vào tháng 1 năm 2013 với sự giúp đỡ của SBC Tech, một đại lý ủy quyền của Google Apps tại Hàn Quốc.

Kết quả

Giờ đây, các nhân viên có thể tự tin sử dụng Gmail để trao đổi thông tin với nhau và với các đối tác bên ngoài mà không cần phải lo lắng về sự cố máy chủ. Ngoài ra, Gmail cũng cho phép các nhân viên tối đa hóa hiệu quả tài khoản email công ty của họ phù hợp với nhu cầu của Ewha Hospital.

“Trước đây, hầu hết các nhân viên trao đổi thông tin với nhau thông qua email cá nhân của họ và không biết địa chỉ email công ty của nhau trừ trường hợp họ rất thân thiết. Giờ thì họ có thể tiếp cận với các đồng nghiệp ở mọi bộ phận thông qua một danh bạ nội bộ trên Gmail”, ông Han nói. 

Việc thiết lập một hệ thống quy củ để quản lý hoạt động đặt phòng phẫu thuật đã giúp giảm mạnh nhiều xung đột giữa các nhân viên. Nhờ Google Docs và Google Calendar, các nhân viên giờ có thể theo dõi và quản lý việc đặt phòng phẫu thuật. Ông Han nói: “Trước đây, từng có các xung đột nhỏ giữa các nhân viên nảy sinh từ sự cố đặt phòng phẫu thuật trùng lắp. Giờ thì vấn đề này không còn tồn tại nữa và chúng tôi rất vui mừng khi thấy việc sử dụng Google Calendar giúp giảm thiểu các xung đột lập lịch đồng thời gia tăng tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong bệnh viện.”

Các nhân viên cũng sử dụng Google Docs để tổ chức các nhiệm vụ của mình, tạo ra các danh sách công việc phải làm và thực hiện một hệ thống quyền ưu tiên cho các nhiệm vụ. Ông Han cho biết: “Các nhân viên có thể dễ dàng truy cập vào lịch họp hàng tuần thông qua Google Docs. Họ cũng có thể cộng tác và lên lịch tốt hơn, tiết kiệm thời gian và giảm tải cho các công việc hành chính hàng ngày.”

Dù mới chưa được một năm kể từ khi bệnh viện bắt đầu sử dụng Google Apps, nhiều chuyển biến tích cực đã xuất hiện với hiệu quả trao đổi thông tin nội bộ giữa các nhân viên được cải thiện tới 40% nhờ sử dụng Gmail, Calendar và Docs. Bệnh viện Ewha Hospital tin tưởng rằng nhờ có Google Apps họ sẽ đạt được mục tiêu trở thành nhà cung cấp các dịch vụ và tiện ích chăm sóc sức khỏe hàng đầu và giúp cải thiện cuộc sống của các bệnh nhân.

“Chúng tôi thực sự hài lòng với khả năng trao đổi thông tin rõ ràng hơn giữa các nhân viên của mình nhờ sự giúp đỡ của Google Apps. Chúng tôi hy vọng sẽ tiếp tục mở rộng việc sử dụng Google Apps, chẳng hạn như tiến hành các khảo sát về sự hài lòng của bệnh nhân bằng cách sử dụng Google Forms. Mục tiêu của chúng tôi là liên tục cải tiến năng lực quản lý bệnh viện toàn diện để phục vụ tốt hơn các bệnh nhân của mình, và Google Apps đang giúp chúng tôi theo đúng lộ trình trở thành một viện y tế đẳng cấp thế giới. Chúng tôi đang rất phấn khích để được thấy thêm nhiều lợi ích sẽ thu được trong quá trình sử dụng Google Apps”, ông Han kết luận.