Tài khoản G Suite cũ (G Suite free/legacy) hay trước đây còn gọi là Google Apps for Work được Google cung cấp miễn phí cho các tổ chức và doanh nghiệp từ những năm 2006 - 2012, tuy nhiên theo lộ trình đã được lên kế hoạch, Google sẽ ngừng cung cấp các tài khoản này bắt đầu từ tháng 7.2022. Tất cả các tài khoản đang sử dụng phiên bản G Suite legacy miễn phí cần phải nâng cấp lên một trong các phiên bản Google Workspace trả phí chính thức nếu muốn tiếp tục sử dụng. Nếu không nâng cấp, tài khoản sẽ bị tạm ngưng từ tháng 7.2022.

Ngay từ bây giờ, các doanh nghiệp đang sử dụng phiên bản G Suite cũ cần lên kế hoạch cho việc nâng cấp và chuyển đổi để tránh dịch vụ bị gián đoạn hay dữ liệu đang sử dụng bị ảnh hưởng. Việc nâng cấp lên các phiên bản Google Workspace chính thức cũng đảm bảo tài khoản luôn hoạt động ổn định, được hỗ trợ kỹ thuật trực tiếp từ đội ngũ Google đồng thời được cập nhật các tính năng mới và bảo mật ở mức cao nhất.

Dưới đây là một số giải pháp và lưu ý cho doanh nghiệp đang sử dụng tài khoản G Suite cũ (legacy/free):

1. 1. Thường xuyên sao lưu, backup các dữ liệu quan trọng trên tài khoản G Suite bao gồm dữ liệu Gmail, Drive, Contacts, Calendar, Sites, Danh sách người dùng...
   2. Thường xuyên kiểm tra email quản trị viên, bao gồm cả email dự phòng để nhận các thông báo quan trọng từ Google.
   3. Đảm bảo giữ quyền quản trị viên cấp cao (super admin) trên tài khoản G Suite legacy để sẵn sàng thực hiện các hành động cần thiết để quản lý và bảo vệ tài khoản.
   4. Thêm các địa chỉ email không nằm trong hệ thống G Suite legacy vào làm đồng quản trị các dịch vụ trực tuyến khác như Google Ads, Google My Business, Youtube Channel, Adsense... để đảm bảo không mất quyền quản trị các dịch vụ đó khi hệ thống G Suite legacy gặp sự cố.
   5. Tìm hiểu các tuỳ chọn và chi phí nâng cấp G Suite legacy lên các phiên bản Google Workspace trả phí và cân nhắc nâng cấp trước khi Google ngưng cung cấp phiên bản cũ này, các phiên bản Google Workspace trả phí chính thức bao gồm:
      • + Google Workspace Business dành cho các doanh nghiệp có dưới 300 người dùng:
        • • - Business Starter:       6$/người dùng/tháng (bộ nhớ 30G)
          • - Business Standard:   12$/người dùng/tháng (bộ nhớ 2TB)
          • - Business Plus:           18$/người dùng/tháng (bộ nhớ 5TB)
      • + Google Workspace Enterprise dành cho mọi quy mô doanh nghiệp
        
        • • - Enterprise Starter:     10$/người dùng/tháng (bộ nhớ 1TB)
          • - Enterprise Standard: 20$/người dùng/tháng (bộ nhớ không giới hạn)
          • - Enterprise Plus:         30$/người dùng/tháng (bộ nhớ không giới hạn)
   6. Tìm kiếm và chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng thay thế cho các dịch vụ đang sử dụng trên G Suite legacy như email, lưu trữ dữ liệu, họp trực tuyến... như dịch vụ Microsoft 365

Ngoài ra, Quản trị viên hoặc các doanh nghiệp đang sử dụng tài khoản G Suite legacy cũng có thể đăng ký theo form dưới đây để được tư vấn và báo giá nâng cấp lên các phiên bản Google Workspace phù hợp với chính sách chiết khấu hấp dẫn lên đến 70%.