Google Apps Free

Giới thiệu

Trường WHS - Tây Hà Nội là trường liên cấp uy tín tại quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội với cơ sở vật chất được đầu tư bài bản hoàn thiện và đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao. Khai giảng từ năm học 2017-2018 và theo đuổi mục tiêu bồi dưỡng, phát triển toàn diện cho học sinh, trở thành một trường liên cấp quốc tế.

Thách thức

Môi trường giáo dục luôn đòi hỏi việc giao tiếp và tương tác giữa các giáo viên và học sinh nhanh chóng thông suốt, đảm bảo các học sinh sẽ nhận được những kiến thức, bài giảng có chất lượng cao. Ban lãnh đạo trường WHS ý thức được tầm quan trọng đó và tìm kiếm một giải pháp làm việc phù hợp giúp các giáo viên và cán bộ phát huy tối đa năng lực phục vụ học sinh.

Giải pháp

Đã quen với các ứng dụng cho công việc văn phòng của Google như Gmail, Drive, Lịch, Hangouts nhưng để việc sử dụng các ứng dụng này đồng bộ ở quy mô toàn trường, BLĐ trường WHS quyết định sử dụng G Suite với sự trợ giúp tư vấn và triển khai của Infolinks - Đối tác uỷ quyền dịch vụ G Suite của Google tại Việt Nam.

Kết quả

Đội ngũ giáo viên và cán bộ đã sử dụng G Suite hết sức hiệu quả và khai thác triệt để mọi tính năng hữu ích của G Suite cho các công việc như biên soạn bài giảng, trình chiếu tài liệu, tạo form khảo sát thu thập ý kiến phụ huynh, chia sẻ file, thống kê dữ liệu học tập, điểm thi của học sinh... 

Các học sinh cũng hết sức phấn khích và hào hứng khi được tham gia vào sử dụng G Suite như học bảng tính, tạo các bản trình chiếu, tự lập các website đơn giản, đặt lịch cuộc họp và sự kiện, soạn email... 

"G Suite là một bộ công cụ không thể thiếu và vô cùng quan trọng trong công việc của trường chúng tôi, G Suite giúp toàn bộ giáo viên và học sinh trong trường có những trải nghiệm thú vị với "Công nghệ Đám mây", không chỉ vậy chúng tôi cũng nhận thấy chất lượng giáo dục được cải thiện rõ rệt nhờ tận dụng được các tính năng hữu ích mà G Suite mang lại" - Ms Giang, thành viên BLĐ trường Tây Hà Nội chia sẻ với đội ngũ Infolinks.

Giới thiệu

Công ty Cổ phần Sản xuất Xây dựng Hưng Long Phước có nghành nghề chính là sản xuất cấu kiện bê tông ly tâm dự ứng lực, thi công nền móng, kinh doanh vật liệu xây dựng, kinh doanh vận tải đường bộ đường thuỷ được thành lập năm 2008 với quy mô nhà máy hơn 4 héc ta tại KCN Hiệp Phước, Nhà Bè, Thành phố Hồ Chí Minh. 

Thách thức

Với đặc thù ngành nghề kinh doanh đòi hỏi các phương tiện giao tiếp và tương tác mạnh mẽ, nhanh chóng để trao đổi tài liệu, thông tin thông suốt, tuy nhiên trước khi triển khai G Suite các thành viên trong công ty Hưng Long Phước luôn gặp khó khăn khi phải sử dụng và thay đổi rất nhiều công cụ như up dữ liệu lên server, tải ảnh lên Dropbox, gửi email bằng Gmail cá nhân, chat trên Facebook hay soạn và gửi tài liệu bằng Open Office khiến công việc bị sáo trộn và lãng phí khá nhiều thời gian.

Giải pháp

Ngay khi được tư vấn về các tính năng ưu việt được đồng bộ trong 1 gói G Suite bộ phận công nghệ của Hưng Long Phước đã quyết định cho nhân viên sử dụng thử. Chỉ sau 2h khởi tạo và thiết lập với sự trợ giúp của Infolinks - Đối tác uỷ quyền của Google tại Việt Nam - và sau 1h training toàn bộ nhân sự của Hưng Long Phước đã sử dụng khá thuần thục G Suite và các tiện ích đi kèm.

Kết quả

Chưa đầy 1 tuần sử dụng thử, bộ phận công nghệ và Ban giám đốc công ty Hưng Long Phước đã thực sự ấn tượng với các tính năng của bộ công cụ G Suite bởi hiệu suất làm việc và sự hài lòng của các nhân viên cải thiện rõ rệt. 

Với Gmail mới theo tên miền @hunglongphuoc.vn mọi thành viên không còn phải sử dụng email cá nhân như trước, các email trao đổi với đối tác và khách hàng cũng được thông suốt và nhanh chóng hơn. Thống kê của bộ phận IT cũng cho thấy tốc độ phản hồi và trao đổi thông tin giữa các thành viên trong công ty tăng lên hơn 70% so với khi sử dụng hệ thống cũ do mọi người có thể dễ dàng sử dụng email và chat ở mọi lúc, mọi nơi, cả trên máy tính và điện thoại. 

Drive với tính năng lưu trữ và chia sẻ tài liệu được khai thác triệt để, đặc biệt với các tài liệu có dung lượng lớn và là trở ngại khi chưa sử dụng G Suite thì nay mọi việc trở nên thực sự đơn giản. Và này các file tài liệu trong cùng một dự án cũng đã được các thành viên cùng xử lý và thảo luận song song thay vì phải chờ đợi chuyển giao từ bộ phận này sang bộ phận khác như trước đây.

Các cuộc họp trực tuyến của Hưng Long Phước cũng được thực hiện thường xuyên hơn, bởi mọi thành viên có thể khởi tạo và tham gia cuộc họp rất nhanh chóng cho dù họ ở khắp mọi nơi. Công việc trở nên trơn tru và được xử lý với hiệu suất cao hơn hẳn.

"Chúng tôi hoàn toàn bị thuyết phục bởi sự ổn định và hiệu quả mà G Suite mang lại, các ứng dụng đều rất đơn giản và dễ sử dụng, đáp ứng gần như hoàn toàn mọi nhu cầu của chúng tôi. Chúng tôi cũng rất cảm ơn đội ngũ Infolinks đã mang đến một giải pháp tuyệt vời như vậy và hi vọng sẽ có nhiều doanh nghiệp khác cùng tận dụng được lợi thế từ công nghệ điện toán đám mây như G Suite" - Mr Thanh, trưởng bộ phận công nghệ tại Hưng Long Phước nhận xét.

Giới thiệu

Công ty Cổ phần Thép Tuệ Minh thành lập năm 2011 với nhà máy có tổng diện tích 10,6 ha tọa lạc tại Khu công nghiệp Đất Cuốc, tỉnh Bình Dương. Hiện Công ty đang triển khai đầu tư dây chuyển luyện thép và thép cán có công suất đạt 400.000 tấn/năm. 

Thách thức

Trước khi triển khai G Suite, công ty Thép Tuệ Minh sử dụng đồng thời nhiều nền tảng giao tiếp cho công việc gồm: hệ thống email trên server riêng của nhà cung cấp tại Việt Nam, hệ thống hội họp trực tuyến qua VoIP, phần mềm văn phòng MS Office... Tuy nhiên  các hệ thống không đồng bộ và không có sự tương tác tích hợp, hoạt động kém ổn định. Nhân viên thường xuyên phàn nàn về các lỗi nhỏ làm ảnh hưởng tới hiệu quả công việc.

Giải pháp

Sau khi được đội ngũ Infolinks tư vấn, Thép Tuệ Minh đã quyết định chuyển sang sử dụng G Suite để thay thế cho hầu hết các công cụ hỗ trợ công việc rời rạc hiện tại. Quá trình triển khai G Suite với sự đồng hành của Infolinks - Đối tác uỷ quyền của Google tại Việt Nam - hoàn thành vào cuối năm 2016.

Kết quả

Ngay sau khi chuyển sang sử dụng G Suite, các thành viên trong công ty đã cảm thấy hoàn toàn tự tin và khai thác được các tính năng tuyệt vời của G Suite. Với Gmail mới mọi người không còn gặp những sự cố như email không gửi được, không nhận được các email quan trọng từ đối tác, không bận cần bận tâm lo lắng email hết dung lượng như trước đó. Thống kê của bộ phận IT cũng cho thấy tốc độ phản hồi và trao đổi thông tin giữa các thành viên trong công ty tăng lên tới 60% so với khi sử dụng hệ thống cũ do mọi người có thể dễ dàng sử dụng email và chat ở mọi lúc, mọi nơi, cả trên máy tính và điện thoại. 

Bộ công cụ Docs, Sheet, Slide, Form cũng đã dần thay thế được phần mềm MS Office nặng nề và thường xảy ra lỗi. Hầu hết nhân viên trong công ty đã chuyển sang sử dụng Docs, Sheet, Slide trên bộ công cụ G Suite bởi dễ dàng biên tập và chia sẻ cho các thành viên khác.

Với Hangouts, các cuộc họp của Thép Tuệ Minh cũng được tổ chức nhanh chóng và hiệu quả hơn, mọi người có thể tham gia họp ngay khi không có mặt tại văn phòng.

Mr Trung - Trưởng bộ phận IT của công ty Thép Tuệ Minh: "Thực sự G Suite đã thay đổi hoàn toàn cách chúng tôi làm việc và cộng tác, mọi việc trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn, nhân viên cũng cảm thấy phấn khích hơn. Chúng tôi sẽ tiếp tục nghiên cứu sâu về G Suite để tận dụng tốt hơn nữa các tính năng ưu việt của bộ công cụ này. Cảm ơn đội ngũ Infolinks đã tư vấn và triển khai một giải pháp tuyệt vời"

Giới thiệu

Được thành lập vào năm 1985, Ewha Hospital là một viện y tế với chuyên môn về sản phụ khoa. Đặt tại thành phố Cheonan City, Hàn Quốc, bệnh viện có một lực lượng lao động khoảng 130 nhân viên, bao gồm 120 bác sĩ và y tá và 10 nhân viên hỗ trợ quản lý.

Thách thức

Trước khi thực thi Google Apps, Ewha Hospital sử dụng dịch vụ của một công ty địa phương để lưu trữ trang web và máy chủ email của họ. Thật không may, máy chủ này rất mất ổn định và email của họ thường xuyên bị gián đoạn. Vì vậy nhân viên đã phải trao đổi thông tin bằng các tài khoản email cá nhân của họ thông qua các dịch vụ email thương mại như Daum và Naver. Cách này rất lộn xộn vì nhân viên giao tiếp từ nhiều địa chỉ email khác nhau, và không phản ánh tốt hình ảnh của Ewha Hospital như một viện y tế chuyên nghiệp.

"Chúng tôi thực sự hài lòng với khả năng trao đổi thông tin rõ ràng hơn giữa các nhân viên của mình nhờ sự giúp đỡ của Google Apps. Chúng tôi hy vọng sẽ tiếp tục mở rộng việc sử dụng Google Apps, chẳng hạn như tiến hành các khảo sát về sự hài lòng của bệnh nhân bằng cách sử dụng Google Forms. Mục tiêu của chúng tôi là liên tục cải tiến năng lực quản lý bệnh viện toàn diện để phục vụ tốt hơn các bệnh nhân của mình, và Google Apps đang giúp chúng tôi theo đúng lộ trình trở thành một viện y tế đẳng cấp thế giới. Chúng tôi đang rất phấn khích để được thấy thêm nhiều lợi ích sẽ thu được trong quá trình sử dụng Google Apps." - Ông DK Han, trưởng nhóm hỗ trợ quản lý của Ewha Hospital

Giải pháp

Nhằm khắc phục hiện trạng này và cùng với sự khuyến cáo của ông DK Han, trưởng nhóm hỗ trợ quản lý tại Ewha Hospital, người đã có kinh nghiệm sử dụng Google Apps, viện đã quyết định chuyển sang dùng Google Apps. Sự chuyển đổi đã được thực hiện thành công vào tháng 1 năm 2013 với sự giúp đỡ của SBC Tech, một đại lý ủy quyền của Google Apps tại Hàn Quốc.

Kết quả

Giờ đây, các nhân viên có thể tự tin sử dụng Gmail để trao đổi thông tin với nhau và với các đối tác bên ngoài mà không cần phải lo lắng về sự cố máy chủ. Ngoài ra, Gmail cũng cho phép các nhân viên tối đa hóa hiệu quả tài khoản email công ty của họ phù hợp với nhu cầu của Ewha Hospital.

“Trước đây, hầu hết các nhân viên trao đổi thông tin với nhau thông qua email cá nhân của họ và không biết địa chỉ email công ty của nhau trừ trường hợp họ rất thân thiết. Giờ thì họ có thể tiếp cận với các đồng nghiệp ở mọi bộ phận thông qua một danh bạ nội bộ trên Gmail”, ông Han nói. 

Việc thiết lập một hệ thống quy củ để quản lý hoạt động đặt phòng phẫu thuật đã giúp giảm mạnh nhiều xung đột giữa các nhân viên. Nhờ Google Docs và Google Calendar, các nhân viên giờ có thể theo dõi và quản lý việc đặt phòng phẫu thuật. Ông Han nói: “Trước đây, từng có các xung đột nhỏ giữa các nhân viên nảy sinh từ sự cố đặt phòng phẫu thuật trùng lắp. Giờ thì vấn đề này không còn tồn tại nữa và chúng tôi rất vui mừng khi thấy việc sử dụng Google Calendar giúp giảm thiểu các xung đột lập lịch đồng thời gia tăng tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong bệnh viện.”

Các nhân viên cũng sử dụng Google Docs để tổ chức các nhiệm vụ của mình, tạo ra các danh sách công việc phải làm và thực hiện một hệ thống quyền ưu tiên cho các nhiệm vụ. Ông Han cho biết: “Các nhân viên có thể dễ dàng truy cập vào lịch họp hàng tuần thông qua Google Docs. Họ cũng có thể cộng tác và lên lịch tốt hơn, tiết kiệm thời gian và giảm tải cho các công việc hành chính hàng ngày.”

Dù mới chưa được một năm kể từ khi bệnh viện bắt đầu sử dụng Google Apps, nhiều chuyển biến tích cực đã xuất hiện với hiệu quả trao đổi thông tin nội bộ giữa các nhân viên được cải thiện tới 40% nhờ sử dụng Gmail, Calendar và Docs. Bệnh viện Ewha Hospital tin tưởng rằng nhờ có Google Apps họ sẽ đạt được mục tiêu trở thành nhà cung cấp các dịch vụ và tiện ích chăm sóc sức khỏe hàng đầu và giúp cải thiện cuộc sống của các bệnh nhân.

“Chúng tôi thực sự hài lòng với khả năng trao đổi thông tin rõ ràng hơn giữa các nhân viên của mình nhờ sự giúp đỡ của Google Apps. Chúng tôi hy vọng sẽ tiếp tục mở rộng việc sử dụng Google Apps, chẳng hạn như tiến hành các khảo sát về sự hài lòng của bệnh nhân bằng cách sử dụng Google Forms. Mục tiêu của chúng tôi là liên tục cải tiến năng lực quản lý bệnh viện toàn diện để phục vụ tốt hơn các bệnh nhân của mình, và Google Apps đang giúp chúng tôi theo đúng lộ trình trở thành một viện y tế đẳng cấp thế giới. Chúng tôi đang rất phấn khích để được thấy thêm nhiều lợi ích sẽ thu được trong quá trình sử dụng Google Apps”, ông Han kết luận.